Tema # 3: Exploración de las estructuras de la compañía y la configuración inicial del cliente (Sistemas ERP: Adempiere)

Tema # 3: Exploración de las estructuras de la compañía y la configuración inicial del cliente (Sistemas ERP: Adempiere)

Antes de hablar de los pasos básicos para modelar una compañía en la herramienta ADempiere, hablemos de los tipos de programas a los cuales esta herramienta forma parte.

Este tipo de Sistemas de Información Gerenciales son llamados ERP (Enterprise Resource Planning) en su siglas en ingles o en español los sistemas de "Planificación de Recursos Empresariales". Estos sistemas son encargados de integrar y manejar muchos de los negocios (Procesos de negocio) pertinentes a una empresa en especifico  apuntando específicamente a la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular. 

En esta oportunidad utilizaremos ADempiere que no es mas que una herramienta de tipo ERP y muy recomendada por ser Software libre. En este tema nos consideraremos un ejemplo de una empresa de ropa llamada Sistematika Fashion Ltd, esta comprende los Almacenes, materia prima, los clientes, la organización y entre muchos otros tópicos que serán modelados a través de ADempiere.

Actualmente la empresa Sistematica Fashion Ltd consta de 3 divisiones y cada division posee 1 o 2 almacenes, como se ve a continuacion:

Antes que nada debemos crear un cliente en ADempiere y el nombre sera el de nuestra empresa "Sistematika Fashion, Ltd". Abrimos la aplicación  nos loggeamos con User: System, Password: System, una vez dentro de la aplicación abrimos el Menú y nos movemos a la ruta Gestion del Sistema>Reglas de la Compañia>Configuracion Inicial de Cliente

Le damos clic a Comenzar y nos saldra un mensaje que todo salio bien, ahora debemos salir de la cuenta System e ingresar con los nuevos datos que hemos creado como Admin que son SistematikaAdmin como user y password.

Ahora debemos crear las organizaciones que comprenden a nuestra empresa, en la primera imagen de este tema se observa que son únicamente 3: Dress (Vestidos), Shirt (Camisas) y Jacket (Chaquetas).Antes debemos crear un Tipo de Organización que este caso para nosotros sera una División, para esto nos dirigimos de nuevo al Menú y buscamos la ruta: Gestión del Sistema>Reglas de la Organización> Tipos de Organización  le damos a Nuevo registro y en el nombre colocamos División, esto hará que nuestras 3 Divisiones antes mencionadas puedan ser creadas en el sistema.

Una vez terminado esto, nos dirigimos a la ruta: Gestión del Sistema>Reglas de la Organización > Organización para actualizar los datos referentes a nuestras Divisiones:

Como mencionamos anteriormente cada división consta de 1 a 2 Almacenes, estos también pueden ser contemplados en ADempiere. Para la configuración de estos nos dirigimos a la ruta: Gestion de Materiales>Reglas de Gestion de Materiales>Almacen y Ubicaciones.

A continuacion se ve el ejemplo de la creacion del almacen de la division Dress; 1st Dress W/h:

Y sus respectivas Ubicaciones (Locators):

Repetimos ese proceso para los almacenes faltantes (2nd Dress, 1st Shirt, 1st Jacket)

Lo siguiente a realizar es la importación del catalogo de cuentas y de archivos. Comenzaremos con importar los archivos del catalogo de cuentas (Import File Loader)

Nos dirigimos a: Gestión del Sistema>Datos>Cargador de Archivos, Seleccionamos el archivo "AccountingUS.csv" y le damos Ok.

Ahora debemos importar la cuenta, para esto nos vamos a Gestion del Sistema>Datos>Importar Cuenta:

Y procedemos a darle Importar Cuentas.

Por ultimo revisamos el año contable de la compañía  para esto nos dirigimos a Análisis y Desempeño>Reglas Contables>Año Calendario y Periodo, ya ADempiere nos modifica esto por defecto, en este caso año 2012, solo revisamos y ya:

Tema #2:  Sistemas de Información desde una perspectiva funcional


Procesos de negocios y Sistemas de Información

A continuación les hablare un poco acerca de los procesos de negocios, la importancia que estos tienen en una empresa y como estos se relacionan con los Sistemas de información...

Todo proceso consta principalmente de una serie de pasos coordinados y con sentido,  que buscan un objetivo o solución de algún problema. Un Proceso de negocios estos trata específicamente sobre las actividades que manejan la información o conocimientos de una empresa. La eficiencia o desempeño de una empresa depende principalmente de cómo estén realizados estos procesos; una manera sencilla de hacerlo seria por medio de los Sistemas de información (mencionados en el tema #1), ya que estos automatizan muchos pasos de los Procesos de negocios que en tiempos anteriores se hacían de manera manual. 

Tipo de Sistemas de Información Empresarial de una vista funcional

De una perspectiva funcional los sistemas de información se han clasificado de 4 formas:

-S.I de ventas y marketing: La función  de estos sistemas (como su nombre lo dice) es de vender de manera eficiente los artículos o servicios de la empresa a través de propagandas o anuncios (marketing) que llamen la atención al publico.

-S.I de manufactura y producción: Estos sistemas se encargan de la planificación, el desarrollo  y el mantenimientos de los productos y servicios que la empresa ofrece.

-S.I financieros y contables: Se encargan de facilitar toda la información relacionada a las acciones, activos, inversiones, etc de una empresa.

-S.I recursos humanos: Cómo su nombre lo indica, estos sistemas apuntan a los trabajadores de la empresa, de el manejo de sus cargos y llevar un registro de los trabajadores actuales.

Sistemas que abarcan de forma integran a la empresa

Una pregunta curiosa es como todos estos pequeños sistemas que forman parte de la empresa logran comunicarse y trabajar en conjunto para lograr su objetivo. Para esto, existen una serie de sistemas que se encargan especialmente en comunicar a los otros sistemas y mover información a través de todos los niveles de toma de decisiones de una empresa, (mencionados en el tema # 1) para así hacer a las empresas mas flexibles a la hora de compartir información entre sus componentes.

Tema #1: Introducción a los Sistemas de Información

Antes de hablar específicamente que son los Sistemas de Información quiero hablarles un poco sobre los conceptos básicos referentes a este tema que son Información y Sistema.

       Información: Es un conjunto de datos que están relacionados de una forma significativa y generan algún tipo de conocimiento o decisión a nosotros (seres humanos).

... 

Pero 

¿Que es un Dato?... Un dato es cualquier representación de un hecho o evento.

       Sistema: Es un conjunto que esta conformado por partes (sub-sistemas) que trabajan entre si, bajo una serie de reglas, para lograr un objetivo en común. Los sistemas en general se basan en que a través de una Entrada, esta entra al sistema, el sistema Procese esa Entrada y genere alguna Salida.

Ya sabiendo estos conceptos podemos hablar sobre que son exactamente los Sistemas de Información.

Estos, al igual que el concepto anterior de Sistemas, están conformados por partes, pero estas partes se dedican a manejar "algún" tipo de información, manipulan esta información y la procesan para luego dar algún conocimiento (concepto de Información) o toma de decisiones sobre algún negocio o empresa.

Sabiendo ya esto notamos que los Sistemas de Información se enfocan únicamente a algún negocio o empresa y estos ayudan dramáticamente en la toma de decisiones y en la automatización de datos o información. 

Generalmente en toda empresa, las decisiones tomadas son divididas en 3 componentes y cada sistema de información es creado para trabajar de forma armónica con ese componente, estos son:

-Estratégico: Los responsables de esta área son los altos ejecutivos de una empresa y miden los propósitos y metas a largo plazo de la misma.

-Táctico: Están por debajo de las decisiones Estratégicas, los gerentes principales son los encargados de esta área y se encargan de transformar esas estrategias hechas por el nivel superior en tácticas mas especificas y mas tangibles.

-Operacionales: Los supervisores u otros empleados son los encargados de esta área  este es el nivel mas bajo y se basa en las operaciones diarias de la empresa cumpliendo las normas de las tácticas empleadas por el nivel superior.

Los Sistemas de Información pertenecen y ayudan a distintas áreas de una empresa, pero no hemos hablado específicamente de su función en cada un de ellas y la manera de clasificaros:

-Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS): Estos son los Sistemas mas básicos de una empresa y corresponden al nivel operativo. Como su nombre lo dice, se encargan de las Transacciones como por ejemplo, un Cajero automático.

-Sistema de Gestión de Información (MIS): Estos Sistemas se encargan de generar algún tipo de informe o factura de como van las cosas hasta el momento en una empresa.

-Sistema de Apoyo de Decisiones (DSS): Como en la pirámide de decisiones  este sistema se comunica con  su nivel inferior (MIS) y a través de los informes o facturas que este le suministra. Este sistema genera alguna decisión que beneficiara a la empresa de alguna manera.

-Sistema de Información Estratégica (EIS): Al igual que el sistema anterior, este genera información acerca de cómo va la empresa pero de una manera más estructurada a través de gráficos, informes estadísticos.